Що таке VAT номер і чому він важливий для експортерів?

VAT номер - це обов'язковий податковий ідентифікатор для компаній, які планують працювати на ринку Європейського Союзу. У 2026 році наявність VAT номера є критично важливою для експортерів, e-commerce бізнесу та міжнародних компаній, що здійснюють транскордонні операції.

Найпоширеніша помилка, яку допускають підприємці під час створення бізнесу за кордоном - це ігнорування або недостатня обізнаність в податках країни. Так, всі звертають увагу на корпоративний податок, який буде сплачувати іноземна компанія по результатам фінансового року, але не завжди звертають увагу на те, що необхідно отримувати VAT для коректної роботи компанії.

Особливо важливо отримати такий номер при здійсненні експортно імпортних операцій. У цій статті радимо дізнатись, що таке VAT номер, як його отримати в ЕС, коли він є обов'язковим та як уникнути штрафів при експорті до Європейського Союзу.

Що таке VAT номер, кому і коли його потрібно отримувати

VAT номер (Value Added Tax number) - це індивідуальний податковий ідентифікатор платника податку на додату вартість, який присвоюється компанії після реєстрації в одній із країн ЄС. VAT номер є обов'язковим для ведення легальної діяльності на європейському ринку, зокрема для здійснення експортно-імпортних та внутрішньоєвропейських B2B операцій.

Наявність VAT номера дозволяє застосовувати ставку 0% ПДВ при постачанні товарів між країнами ЄС (за умов дотримання вимог законодавства), а також підтверджує податковий статус компанії при перевірці контрагентами.

Система VAT була впроваджена у ЄС у 1970-х роках для гармонізації податку на додану вартість та контролю транскордонних операцій. Сьогодні VAT номер для експортерів є ключовим інструментом податкової безпеки та законності діяльності компанії.

Що таке VIES?

VIES (VAT Information Exchange System) - це електронна система обміну інформацією про платників VAT у межах Європейського Союзу. Вона дає можливість перевірити, чи зареєстрована компанія або підприємець як платник VAT для здійснення внутрішньоєвропейських операцій між країнами ЄС.

За допомогою онлайн-пошуку в системі VIES користувачі можуть швидко перевірити дійсність VAT-номера контрагента та переконатися, що він офіційно зареєстрований для ведення бізнесу на території Європейського Союзу.

Система була створена Європейською комісією, а інформація в ній формується на основі даних, що надходять із національних реєстрів платників ПДВ країн-членів ЄС. Це дозволяє забезпечити актуальність і достовірність перевірки підприємств, які здійснюють транскордонну торгівлю в межах ЄС.

Основні функції системи VIES:

• перевірка дійсності VAT номера контрагента;

• підтвердження статусу платника ПДВ для внутрішньоєвропейських операцій;

• сприяння застосуванню нульової ставки ПДВ для внутрішньоєвропейських поставок товарів;

• зменшення ризиків податкового шахрайства (наприклад, carousel fraud);

• підтримка обміну інформацією між податковими органами країн ЄС.

Перевірка VAT номера в VIES: обов’язкові випадки для бізнесу

Перед застосуванням нульової ставки ПДВ необхідно перевірити VAT номер контрагента у системі VIES. Якщо номер не дійсний - податкові органи можуть донарахувати ПДВ та застосувати штрафи.

Для здійснення внутрішньоєвропейських B2B операцій постачальник може застосовувати ставку 0% ПДВ, якщо:

• обидві компанії зареєстровані платниками ПДВ;

• VAT номер покупця є дійсним у системі VIES;

• товари фактично переміщуються між країнами ЄС.

Формат VAT-номера в ЄС

Ідентифікаційний номер платника ПДВ у Європейському Союзі має стандартизований вигляд: дві літери коду країни + цифрова (інколи буквено-цифрова) комбінація.

Наприклад: EE123456789 (Естонія), PL1234567890 (Польща).

Для українських експортерів або компаній із третіх країн VAT-номер - це не формальність, а стратегічний інструмент для законної роботи на ринку ЄС без втрати 19-27% ПДВ у структурі ціни.

Перевірка VAT номера

Офіційний сервіс перевірки VAT номерів доступний на сайті Європейської Комісії.

Цей інструмент дозволяє перевірити дійсність VAT номера компанії, зареєстрованої в будь-якій країні ЄС.

Обов'язкова та добровільна реєстрація VAT номера

Досить часто виникають ситуації, коли клієнт після реєстрації компанії в ЄС бажає одразу отримати VAT номер. Однак для отримання такого номера у більшості країн ЄС необхідно підтвердити наявність економічної діяльності або майбутніх операцій, які підлягають оподаткуванню ПДВ.

У таких випадках подається заява на добровільну реєстрацію платником ПДВ (voluntary VAT registration). Податкові органи можуть вимагати підтвердження майбутньої діяльності, наприклад:

• договори з контрагентами;

• бізнес-план;

• інвойси або комерційні пропозиції.

В інших випадках застосовується обов'язкова реєстрація платником ПДВ, яка настає після досягнення встановленого законодавством порогу річного оподатковуваного обороту (taxable turnover).

Регулювання отримання VAT номера в ЄС

Отримання VAT номера в Європейському Союзі регулюється Директивою Ради ЄС 2006/112/EC від 28 листопада 2006 року про спільну систему податку на додану вартість (VAT Directive).

Ця директива визначає:

• загальні принципи оподаткування ПДВ у ЄС;

• права та обов'язки платників податку;

• правила реєстрації платників ПДВ та пороги для обов'язкової реєстрації;

• правила застосування ставки 0% для внутрішньоєвропейських поставок товарів.

Кожна країна ЄС імплементує положення цієї директиви через національне законодавство, встановлюючи:

• конкретні пороги обороту;

• процедури реєстрації;

• вимоги до документів;

• правила податкової звітності.

Таким чином, базові принципи системи ПДВ у ЄС є гармонізованими, але конкретні вимоги можуть відрізнятися залежно від країни.

Чому VAT-номер критично важливий для експортерів у 2026 році

У 2026 році контроль податкових органів ЄС значно посилений, а перевірка контрагентів через систему VIES стала стандартною процедурою для більшості європейських компаній.

Наявність чинного VAT-номера у компанії забезпечує:

1. Застосування ставки 0% при B2B-поставках у межах ЄС

За правилами reverse charge постачальник може виставляти інвойс із нульовою ставкою ПДВ (zero-rated), а податкове зобов'язання переходить до покупця в його країні реєстрації. Без активного VAT-номера така модель неможлива.

2. Підтвердження податкового статусу в VIES

Європейські партнери обов'язково перевіряють контрагента у VIES. Якщо номер не відображається в системі, угода може бути заблокована або вимагатиме нарахування місцевого ПДВ.

3. Право на відшкодування вхідного ПДВ (input VAT)

Компанія з VAT-реєстрацією може повернути сплачений ПДВ із витрат у ЄС: логістика, оренда складів, маркетингові послуги, участь у виставках тощо.

4. Обов'язковість при зберіганні товарів у ЄС

Якщо товари розміщуються на складах (зокрема Amazon FBA або локальних фулфілмент-центрах), VAT-реєстрація в відповідній країні є необхідною навіть за відсутності продажів на старті.

5. Спрощення митних процедур та отримання EORI

VAT-номер часто є базовим елементом для отримання EORI та належного митного оформлення товарів у ЄС.

6. Захист від штрафів і фінансових ризиків

Відсутність реєстрації може призвести до донарахування ПДВ, штрафів (які в окремих країнах сягають 100% суми податку), пені та навіть блокування рахунків або маркетплейс-акаунтів.

VAT у ЄС для експортерів 2026: пороги, ставки та приклади номерів

Для нерезидентів (українських компаній) поріг зазвичай = 0 € при локальних поставках, зберіганні товарів або певних послугах - реєстрація потрібна одразу.

Типові помилки експортерів після реєстрації компанії за кордоном

Навіть після успішної реєстрації компанії в ЄС підприємці часто допускають помилки, пов'язані з VAT-реєстрацією та податковими зобов'язаннями. Це може призвести до значних фінансових втрат, штрафів і навіть блокування діяльності компанії.

Найпоширенішими помилками експортерів є:

1. Ігнорування порогу обов'язкової VAT-реєстрації

Багато компаній починають активно продавати товари або послуги в ЄС, але не стежать за досягненням порогу обов'язкової VAT-реєстрації. Як показано в таблиці порогів, у Угорщині VAT номер потрібен одразу після реєстрації компанії, тоді як в Естонії його слід отримати лише після перевищення обороту €40 000. Неврахування цих правил часто призводить до донарахування ПДВ, штрафів і фінансових втрат для експортерів та e-commerce бізнесу.

2. Купівля "готового" VAT-номера без реальної діяльності

Іноді підприємці намагаються придбати компанію з VAT-номером без фактичної економічної діяльності.

Податкові органи ЄС активно перевіряють такі компанії. У більшості випадків це призводить до:

• деактивації VAT-номера у системі VIES;

• додаткових перевірок;

• можливого блокування рахунків.

3. Зберігання товарів у ЄС без VAT-реєстрації

Якщо компанія розміщує товари на складах у країнах ЄС (наприклад, Amazon FBA або локальні фулфілмент-центри), вона часто повинна мати VAT-реєстрацію в цій країні.

Відсутність такої реєстрації може призвести до:

• штрафів від €5 000 до €10 000 і більше;

• блокування маркетплейс-акаунтів;

• податкових перевірок.

4. Виставлення інвойсів із нульовою ставкою без перевірки VIES

Деякі компанії застосовують ставку 0% ПДВ для внутрішньоєвропейських операцій, не перевіряючи VAT-номер контрагента.

Якщо VAT-номер покупця не є дійсним у системі VIES, податкові органи можуть:

• донарахувати місцевий ПДВ;

• застосувати штрафи;

• вимагати коригування інвойсів.

5. Ігнорування спеціальних податкових режимів (SME / OSS)

У ЄС діють спеціальні режими для малого бізнесу та електронної комерції:

• SME scheme - спрощення для малих компаній;

• OSS (One Stop Shop) - система сплати ПДВ для e-commerce.

Неправильне використання або ігнорування цих режимів може призвести до:

• переплати податків;

• складнішої звітності;

• штрафів за неправильну подачу декларацій.

6. Неподання податкової звітності

Після отримання VAT-номера компанія зобов'язана подавати регулярну податкову звітність, навіть якщо діяльність тимчасово не ведеться.

Найчастіше подається:

• щомісячна або квартальна VAT-декларація;

• EC Sales List для внутрішньоєвропейських операцій.

Ігнорування звітності може призвести до:

• штрафів;

• призупинення VAT-номера;

• блокування банківських рахунків.

На практиці такі помилки призводять до реальних фінансових втрат. Нижче - приклад із нашої практики.

Практичний кейс: відсутність VAT номера у транспортної компанії (експорт до ЄС)

Один із наших клієнтів - естонська транспортна компанія, що здійснювала міжнародні вантажоперевезення, тривалий час працювала без VAT номера.

Попередні консультанти помилково переконали клієнта, що реєстрація платником ПДВ не потрібна, оскільки товар транспортувався з України до Китаю. Однак фактично логістичний маршрут проходив через порт у Румунії (Констанца), що створювало податковий зв'язок із ЄС.

У процесі аналізу роботи клієнта ми встановили:

• наявність європейських контрагентів, зокрема компанії MAERSK, яким регулярно здійснювались платежі;

• перевищення порогу обороту (€40 000+) для VAT-реєстрації в Естонії;

• наявність естонських контрагентів у ланцюгу операцій;

• некоректне оформлення інвойсів, а саме відсутнісь інформації про країну реєстрації компанії;

• фактичне використання інфраструктури ЄС (порт у Румунії).

Ми провели комплексний податковий аналіз та:

• обґрунтували перед податковими органами Естонії, що товари переміщувалися транзитом без імпорту (без розмитнення);

• підготували пояснення щодо характеру операцій і логістичного ланцюга;

• виправили підхід до оформлення інвойсів і бухгалтер клієнта переробила всі інвойси;

• ініціювали та супроводили реєстрацію VAT номера.

У результаті спільної роботи спеціалістів міжнародної юридичної компанії Maira Consult, естонського бухгалтера та бухгалтера клієнта:

• компанія успішно отримала VAT номер;

• вдалося уникнути донарахування ПДВ та штрафів;

• бізнес продовжив роботу в ЄС у легальній та безпечній податковій моделі.

Спроба отримати VAT номер через віртуальний офіс у Румунії

Український продавець електроніки намагався самостійно отримати VAT у Румунії, використавши віртуальний офіс у Бухаресті. Податкова відмовила через відсутність фактичного сабстансу: немає офісу, персоналу та реальної діяльності. Всі операції проходили через склади в Польщі (Amazon FBA).

На що звернула увагу податкова Румунії та що потрібно робити, щоб не отримати відмову у отриманні VAT в ЄС:

• Віртуальний офіс без сабстансу для VAT у ЄС ризиковий;

• Реєстрація VAT повинна відображати реальне місце бізнесу;

• Без сабстансу VAT не захищає від штрафів і блокування акаунтів.

Витрати та особливості роботи з VAT номером

Важливо розуміти, що отримання VAT номера - це не лише формальна процедура, а й додаткові операційні витрати для компанії.

Після реєстрації платником ПДВ бізнес повинен дотримуватися низки податкових вимог, які передбачають регулярну взаємодію з податковими органами.

До основних витрат та обов'язків належать:

• витрати на отримання VAT номера (у деяких країнах процедура може вимагати залучення податкового консультанта);

• оплата бухгалтерського супроводу, оскільки компанія повинна вести облік ПДВ-операцій;

• подача VAT-декларацій (щомісячно або щоквартально залежно від країни);

• подача звітності VIES для внутрішньоєвропейських B2B-операцій;

• підготовка та зберігання первинних документів для можливих податкових перевірок.

Фактично компанія оплачує не лише стандартні бухгалтерські послуги, а й додаткове адміністрування ПДВ, що включає контроль інвойсів, транскордонних операцій та податкової звітності.

Правильне оформлення інвойсів при роботі з VAT

Щоб уникнути податкових ризиків та скасування VAT номеру в ЄС, важливо правильно оформлювати інвойси для операцій у межах ЄС.

У рахунках-фактурах повинні бути зазначені:

1. VAT номер постачальника;

2. VAT номер покупця;

3. країна реєстрації обох сторін;

4. правильне формулювання для reverse charge або zero-rated supply;

5. підтвердження транскордонної поставки товарів.

Неправильне оформлення інвойсів може призвести до донарахування ПДВ, штрафів або втрати права застосування нульової ставки.

VAT при зберіганні товарів у ЄС

Особливу увагу потрібно приділяти компаніям, які продають товари через маркетплейси або використовують склади у Європейському Союзі.

Якщо товари фізично зберігаються в певній країні ЄС (наприклад, на складах Amazon FBA), компанія зазвичай повинна:

• отримати VAT номер у цій країні;

• подавати місцеву VAT-звітність;

• правильно декларувати переміщення товарів між складами в різних країнах ЄС.

Ігнорування цієї вимоги часто призводить до податкових перевірок та значних штрафів.

Що таке OSS (One Stop Shop) і коли він потрібен

OSS (One Stop Shop) - це спеціальний податковий режим у ЄС, який дозволяє компаніям декларувати та сплачувати ПДВ за всі продажі в різних країнах ЄС через одну державу реєстрації. Це один із ключових інструментів оптимізації VAT для e-commerce бізнесу в ЄС.

Коли застосовується OSS:

• продажі B2C у різні країни ЄС;

• e-commerce бізнес;

• оборот понад €10 000.

Використання OSS дозволяє уникнути реєстрації VAT у кожній країні окремо.

Як отримати VAT номер у ЄС у 2026 році

Процедура отримання VAT номера включає:

1. Реєстрацію компанії в ЄС;

2. Подачу заяви до податкових органів;

3. Підтвердження економічної діяльності;

4. Отримання VAT номера (2-8 тижнів).

В залежності від країни отримання VAT умови можуть бути жорсткіші, включаючи надання договорів, інвойсів або бізнес-плану.

Чи існують юрисдикції без VAT?

Важливо розуміти, що не всі міжнародні фінансові центри використовують систему податку на додану вартість (VAT). У низці юрисдикцій цей податок взагалі не застосовується, або замість нього діють інші непрямі податки.

До таких територій належать, зокрема:

• Гонконг

• Гібралтар

• Сінгапур - застосовується інший податок GST (Goods and Services Tax), який функціонує за схожим принципом, але має іншу систему адміністрування.

Окремо варто згадати Сполучені Штати Америки, де класичний VAT не застосовується. Натомість у США діє система sales tax (податку з продажів).

Sales tax має іншу структуру порівняно з VAT:

• податок нараховується лише на кінцевому етапі продажу товару або послуги споживачу;

• ставки встановлюються на рівні штатів та муніципалітетів;

• у різних штатах податкова ставка може суттєво відрізнятися або навіть бути відсутньою.

Наприклад, у деяких штатах США (таких як Делавер, Орегон, Монтана та Нью-Гемпшир) sales tax взагалі не застосовується.

У юрисдикціях без VAT компанії не отримують VAT номер, оскільки система ПДВ там відсутня. Замість цього використовуються інші податкові механізми або локальні податки.

Саме тому такі юрисдикції часто використовуються для:

• міжнародної торгівлі;

• холдингових структур;

• IT-бізнесу та цифрових сервісів;

• структурування глобальних компаній.

Однак варто враховувати, що навіть якщо компанія зареєстрована у юрисдикції без VAT, при веденні діяльності на території Європейського Союзу вона все одно може бути зобов'язана отримати VAT номер у відповідній країні ЄС, де фактично здійснюються поставки товарів або послуг.

Практичні поради для експортерів

На основі практики супроводу міжнародних компаній можемо виділити наступні рекомендації, які допоможуть уникнути проблем із VAT:

1. Перед вибором країни враховуйте всі податки. Не обмежуйтесь корпоративним податком або порадою партнера, який так працює багато років. Візьміть консультацію місцевого бухгалтера, поясніть йому схему вашої роботи перед запуском бізнесу. Не економте на цьому - помилки можуть коштувати значних штрафів.

2. Плануйте VAT-реєстрацію до старту продажів. Це дозволить уникнути затримок із виставленням інвойсів та відкриттям рахунків у банках та платіжних системах.

3. Не покладайтеся лише на ШІ та чат-боти. Вони дають загальні поради, але не враховують усі нюанси місцевого законодавства, практики податкової та особливостей вашого бізнесу.

4. Перевіряйте VAT номер контрагента у VIES. Це стандартна практика для B2B операцій у ЄС і допомагає уникнути ризику блокування транзакцій.

5. Контролюйте місце зберігання товарів. Якщо ваш склад розташований у іншій країні, це часто означає необхідність місцевої VAT-реєстрації.

6. Ведіть правильний документообіг. Зберігайте інвойси, транспортні документи, підтвердження поставок та банківські виписки.

7. Працюйте з досвідченим бухгалтером. Міжнародний VAT може бути складним, а помилки у звітності призводять до штрафів і втрат. Проведіть консультацію з місцевим бухгалтером тому, що помилки у звітності можуть призвести до значних фінансових втрат.

8. Підтверджуйте економічну присутність компанії. Фактична діяльність, наявність офісу, складу, персоналу та банківських рахунків критично важливі для легальної роботи та отримання VAT номера.

9. Регулярно слідкуйте за змінами законодавства. ПДВ правила у ЄС змінюються щороку - своєчасна адаптація допомагає уникнути штрафів і блокування акаунтів на маркетплейсах.

10. Проводьте аудит та підготовку до запуску. Навіть перед першим продажем перевірте бізнес-модель, документи та операції. Це допоможе уникнути помилок, штрафів та втрат продажів через блокування VAT або маркетплейсів.

VAT номер є одним із ключових інструментів для компаній, які працюють на ринку Європейського Союзу. Для експортерів він забезпечує можливість легально здійснювати транскордонні операції, застосовувати нульову ставку ПДВ, працювати з європейськими партнерами та уникати податкових ризиків.

Водночас отримання VAT номера - це не лише формальність, а частина комплексного податкового планування. Компанії повинні враховувати правила реєстрації, вимоги до звітності, правильне оформлення інвойсів та особливості роботи з маркетплейсами або складами в ЄС.

Правильне планування структури бізнесу, своєчасна VAT-реєстрація та професійний бухгалтерський супровід дозволяють підприємцям працювати на європейському ринку без ризику штрафів, блокування рахунків або податкових донарахувань.